ЭДО – Электронный документооборот в логистике

Внедрение электронного документооборота в логистике позволяет снизить количество времени на подготовку и обработку корпоративных документов и таким образом сделать функционирование транспортной компании более эффективным. Документооборот в логистическом бизнесе очень важен для установления взаимоотношений со всеми участниками. Автоматизация рабочих процессов по части документооборота стала отличным решением для выведения контроля корпоративной информации на более высокий уровень.

Особенности электронного документооборота в логистике

До того, как компаниями начал применяться ЭДО, рабочую документацию готовили и обрабатывали в оговоренные с клиентами сроки в бумажном виде. Отправка пакета документов производилась с помощью службы курьерской доставки или почтовым отправлением по Почте России. Документы отправлялись заранее, с учетом времени на доставку, обусловленного отдаленностью адресата. Также существовал риск утери документации при пересылке.

С внедрением ЭДО подготавливать и отправлять необходимую информацию клиентам стало проще. Для этого к документам применяется электронно-цифровая подпись, и отправка осуществляется по каналам ЭДО. Отправлять таким способом можно сопроводительные документы к грузам, реестры, акты сверок и др. Значительно сократилось время на обработку и отправку информации через ЭДО, а также уменьшились расходы на пересылку.

Преимущества ЭДО в логистике:

• документы можно предоставить в течение одного рабочего дня после доставки груза;
• обработка и доставка документации отнимает меньше времени и финансовых ресурсов транспортной компании;
• внедрение электронного документооборота способствует сохранности всех отправленных документов;
• вся электронная документация может сохраняться в течение 5 лет, бумажными громоздкими архивами на предприятии можно не пользоваться;
• с помощью функционала электронного документооборота можно пересылать клиентам всю необходимую информацию и документацию в сжатые сроки, что значительно ускоряет предоставление логистических услуг.

Как обычно бывает со всеми новыми технологиями, внедрение ЭДО многих пугает. Предполагается, что ЭДО в логистике может вызывать технические сложности или потребуется много финансовых ресурсов. На самом деле, бояться работать с ЭДО не стоит. Все процессы данной технологии работают без особых сбоев и постоянно обновляются с устранением возникающих ошибок. Установка ЭДО в транспортной компании не требует больших денежных вложений, зато значительно облегчает работу админкорпуса, бухгалтерии и секретарей.